校属各单位:

根据学校《档案管理办法》的要求，现就开展2018年档案资料的完整收集和规范建档工作通知如下：

一、归档范围

1.2018年1月1日至12月31日期间，学校党政管理、科研、教学、基建、设备管理等各项活动中产生的具有保存价值的历史文件记录材料。

2.归档的文件包括纸质材料和相应的声像、电子等文件材料（如光盘、照片等）。

3.以学校名义获得的各种证书、奖牌、奖杯、锦旗等以及在校际交流中具有保存价值的实物档案。

4.按照归档范围注明的永久、长期、短期的档案进行收集、整理、归档。（见附件1和附件2）

二、归档要求

1.请各单位领导高度重视，督促、指导本单位的兼职档案员认真做好档案的收集、整理、归档等工作，确保档案材料及时归档，做到齐全、完整、规范。

2.归档材料必须完整，兼职档案员在整理过程中要逐卷（件）检查，特别是对于有附件的文件，做到不缺项、不漏项,属同一类的档案材料应完整合并，不能分开归档。

3.归档的声像、实物档案须填写《天河学院实物档案资料移交目录》（见附件4）。

4.对于保密性强，不便于移交档案室的材料，由相关单位按要求立卷归档，指定专人负责。同时向档案室移交归档目录（含电子版），注明存放地点。

5.剔除重复资料，确定文稿的最终版次，核对是否签字与加盖印章。

6.检查档案资料的制作材料，应使用A4纸张，视内容情况采用单/双面打印，不得使用废纸和用黑色签字笔、圆珠笔、铅笔等在材料上做标记，须保证档案材料页面整洁。

7.移交前由各单位的兼职档案员按照归档要求，依据档案资料的形成规律，对档案材料系统整理组卷，编制档号，制作卷内目录。移交时须填写档案资料移交目录（一式两份，交接双方各执一份），交接双方当面检查验收，经核对无误后，方可办理交接手续。

8.2017年存在漏缺未完整移交档案的单位，需补充移交。

三、时间安排

2018年度档案资料移交时间截止至2019年5月31日，其中科研、基建、设备等项目档案以及专题性、成套性档案，暂时无法移交的请书面说明并在项目完成通过鉴定验收后的1个月内归档。

联系人：钟雪花、董中红；87477197(短号:667032)

 

 

 

                                                                                                              广东技术师范大学天河学院办公室

                                                                                                                2019年5月14日